Aprendiendo a usar y abusar de GMail – Segunda parte

Como habrás adivinado al leer el título de esta anotación, comenzamos en Aprendiendo a usar y abusar de GMail – Primera parte.

Entre los detallitos que hacen el correo de GMail único está la función para destacar mensajes.

Correos destacados

En la imagen anterior se ve que en la parte izquierda, en la zona de menú tenemos uno que se llama Destacados y al que acompaña una estrella. Si véis el trocito de mensaje con remitente usuario que aparece a la derecha, tiene una estrella también bastante señalada. ¿Para qué sirve esa estrella? Digamos que estás gestionando el alta de un servicio o quieres encontrar fácilmente un correo de algo que te hará falta en unos días. Cuando lo estás leyendo pulsas la tecla “s” y lo habrás destacado con una estrella. También lo puedes hacer haciendo clic directamente con el ratón sobre la estrella del correo deseado o seleccionando un grupo de ellos y luego en el menú desplegaba seleccionar Añadir estrella. Como vemos siempre hay varias formas de hacer la misma tarea y cada uno terminará usando una de ellas.

En la primera imagen veíamos que también aparece una opción de menú llamada Chat y en ella se almacenarán las conversaciones con vuestros amigos si habéis seleccionado en las opciones de Chat, la cual podéis ver en la siguiente imagen:

Opciones de Chat

Las conversaciones se almacenan en un formato similar al de los correos electrónicos y puedes incluso encontrar cosas cuando hagas búsquedas en tu correo. Es sencillamente fantástico. Huelga decir que el uso de la Mensajería instantánea a través de GMail es fundamental. Yo recuerdo aquellos tiempos de MSN y Yahoo. Son historia. Ahora hablo con los amigos a través de GMail e incluso cuando alguien ya no está online le llega el mensaje sin problemas. Puedes mantener conversaciones con varios amigos en simultáneo y por ahora lo único que se echa de menos es el uso de webcams pero seguro que llegará algún día.

Correos destacados

Otro detallito fantástico es el botón de Marcar como Spam. Por cortesía y posiblemente por estupidez sentimos ciertos reparos a bloquear esos amigos que nos llenan nuestro buzón de basura que no nos interesa. En mi caso hace mucho que me quité la careta virtual y soy igual de borde en la red que fuera de ella. Yo dejé de bombardear a los colegas con todo tipo de basura hace mucho y pido que respeten mi sagrado buzón y se abstengan de educarme con presentaciones powerpoint, imágenes y videos indispensables del yutuve. El problema es que el que nace cabrón, cabrón muere y no cejarán en su intento pese a tus advertencias. Yo doy un único aviso. Si alguien me manda algo que no he pedido después de mi queja, selecciono todo su correo y pulso el botón de escape también conocido como Marcar como Spam. Jamás volveré a recibir ningún mensaje de esa persona, se convierte en ruido inocuo y sus maravillosos e imprescindibles correos irán directos a la carpeta de Spam. Yo recibo entre mil y dos mil de esos correos cada 30 días. Ni me molesto en vaciar la carpeta y GMail se encarga de borrar los más antiguos. Supongo que hay un montón de panolis que siguen creyendo que leo sus correos y no cejan de mandar basura. En casi cuatro años usando GMail jamás ha salido nadie de la carpeta de Spam y son muchos los conocidos y amiguetes que seguro que se preguntan por qué nunca respondo.

Hemos visto las etiquetas, el destacar mensajes, marcarlos como spam y no he comentado que al Redactar el sistema usa texto predictivo para adivinar las direcciones de correos a las que queréis mandar el mismo y una vez estáis escribiendo está equipado con un corrector ortográfico que es capaz de detectar una cantidad de idiomas bastante considerable.

POP - IMAP configuración

Muchos prefieren el tener su correo en su ordenador personal o en su casa y por ejemplo con hotmail es algo que tenéis que pagar. El acceso POP no siempre es gratis. En GMail sí lo es. No solo POP, sino también IMAP. El primero (POP) descarga todos los mensajes a tu ordenador y cada vez que conectas al servidor se traerá los nuevos. Es muy útil para aquellos que sienten un terror patológico y quieren tenerlo todo a mano sin depender del acceso a Internet. Es un servicio gratuito y de esta forma podéis usar vuestro programa de correo favorito, como Apple Mail, Evolution o Thunderbird entre otras alternativas. En la imagen anterior véis que yo tengo configurado tanto el acceso POP commo el IMAP. El primero ya he dejado de usarlo pero se me ha olvidado desactivarlo y en la actualidad todos mis programas de correo trabajan con IMAP, un protocolo que permite descargar mensajes desde los servidores de GMail dejando todo el correo en los mismos. Es decir, digamos que entras a tu correo, lo lees y te desconectas. A menos que hayas seleccionado en tu cliente de correo el guardarlos en tu equipo, el correo quedará únicamente en tu servidor. Esto es particularmente útil cuando revisas tu correo con el teléfono móvil o algún dispositivo Wifi que tenga poca capacidad de almacenamiento. Puedes ver el correo, puedes mandar, puedes buscar y solo aquello que quieres leer es descargado a tu equipo. El inconveniente del IMAP es que requiere una conexión al servidor. Si le pones a un correo la etiqueta Viajes y estás usando IMAP, inmediatamente verás reflejado el cambio en cualquier otro dispositivo que tengas conectado a tu cuenta. Hasta donde yo sé ni Yahoo ni Microsoft ofrecen IMAP gratuito y en el caso de microsoft ni siquiera POP.

Carpetas IMAP

Ahora, un cerebro pensante mira su programa de correo y se le cruza por la cabeza una idea loca: Llevo años guardando mi correo, tengo miles, perfectamente organizados, es mi historia, mi vida, mi relato y me gustaría guardarlo todo en GMail. ¿Será esto posible? La respuesta corta y sencilla es SI. Configura tu programa favorito de correo para acceder a tu cuenta de GMail con IMAP. Tienes unas instrucciones fabulosas en la propia página de GMail así que yo no diré nada al respecto. Ahora prueba a enviar o recibir un correo con IMAP y verifica que funciona. Esto mejor lo haces durante la noche si tienes miles de correos. Agarra una carpeta completa y muévela a la estructura de carpetas de IMAP. Lo que sucederá a continuación es que subirás todos esos correos a GMail y al llegar al mismo conservarán la fecha en la que los recibisteis e incluso aparecerá una nueva etiqueta con el nombre de la carpeta. Si tu conexión es rápida, esto puede ir volando pero si no tomará hasta horas dependiendo del tamaño de las carpetas. Un amigo desarrollador con siglos de contactos con viciosillas se quedó de piedra cuando le expliqué lo sencillo que era. Al día siguiente me dio un abrazo por solucionarle la vida. Al llegar a GMail serán convenientemente indexados y el sueño de poder encontrar algo de lo que hablaste hace cinco años con un amigo y que estás seguro de tener se convierte en una realidad. Alabado sea Google.

Digamos que creemos filtrar nuestro correo, que quieres añadir etiquetas a unos, borrar otros directamente, archivarlos porque son regulars y no los sueles leer o reenviarlos si cumplen un criterio específico. Para ello tenemos los Filtros.

filtro creado

Ya supondréis que hay que ir a Configuración > Filtros y ahí tenéis los filtros que estáis usando y podéis crear nuevos. En la imagen anterior veis un ejemplo de correos con un remitente específico a los que se les añade una etiqueta. Para aquellos más lentos podemos crear un nuevo filtro:

crear un filtro - primer paso

Como veis he comenzado el Asistente para crear un filtro y mi criterio de selección es el de correos que estaban dirigidos a una cuenta específica llamada [email protected]

crear un filtro - añadir etiqueta y archivar

Y a esos correos les añadiremos la etiqueta Compras. Una vez creado el filtro podéis usarlo sobre todo el correo que tenéis. De esta forma uno puede crear etiquetas para los amigos, las compras, aquellos correos periódicos y asegurarse que sean tratados de una forma automática.

Los más curiosos igual notaron que la dirección para recibir el correo que usé fue [email protected]. En realidad la cuenta era lomas y todo lo que se pone tras el símbolo + se puede usar para crear filtros, particularmente útiles en caso de movidas temporales. Por ejemplo, imagina que siempre que te apuntas a algún servicio usas tu dirección de correo y después te pasas la vida borrando ese Spam. Lo puedes combatir creando un filtro que borre directamente aquellos correos dirigidos a [email protected] y cada vez que tengas que dar tu dirección usas esta. Otras aplicaciones prácticas son cuando estás buscando trabajo o al comprar una casa o similares.

borrador

Acabamos con un pequeño truco final. Hay que usar y abusar de los BORRADORES. Si quieres mover algún fichero de unos veinte megas de tamaño o información entre ordenadores o entre tu casa y el trabajo, ya no tienes que enviarte correos. Creas uno y lo guardas como borrador y así puedes acceder a los ficheros adjuntos desde cualquier lado.

guardar ahora

Para grabar ese correo, en el hipotético caso que GMail no lo haga automáticamente, pulsa en Guardar ahora. Ni os cuento la cantidad de veces a la semana que uso esto para traer y llevar cosas de mi casa al trabajo.

Hemos visto un montón de cosas que se pueden hacer para aprovechar al máximo vuestra cuenta de correo gratuita. Hay mucha más información en la ayuda de GMail y estoy convencido que sabréis encontrarla. Otro día comentaremos algo sobre el Calendar.

Puedes seguir leyendo sobre el tema en Compañeros de Gmail, Calendar y Google Reader

7 opiniones en “Aprendiendo a usar y abusar de GMail – Segunda parte”

  1. Yo soy masoquista, tengo una cuenta en hotmail y una en gmail. El chat de gmail ofrece unas ventajas indudables, es más discreto, por ejemplo si estás chatenado desde el trabajo… Y cuando guardas las conversaciones lo haces directamente en gmail a diferencia del mns que las guarda en un archivo de tu ordenador. Lo de guardar las conversaciones no me gusta nada, prefiero que las palabras se las lleve el viento.

    Gracias por mostrarnos las ventajas.

  2. Ale, sabrás que no solo puedes desactivar lo de guardar las conversaciones en tu lado. GMail te permite también que la otra persona no las pueda guardar si tú así lo quieres. Yo saco un montón de cosas útiles de esas conversaciones ya que la gente te dice las cosas y después no te las mandan y así recuperas el contenido clave más adelante.

    Yo no tenía cuenta en Hotmail ni cuando no había GMail. En esa época usaba mi login en mi priver proveedor de adsl en holanda como login para MSN Messenger, algo que era posible y que muy poca gente usaba.

  3. Uhmm… interesante, lo activaré.

    Sí, asi empecé yo con el mns sin dirección de hotmail. El problema era que mucha gente me enviaba mensajes usando el nombre que tenía más hotmailpuntocom y a mi no me llegaba nunca nada. A mi hermano sí y el muy cabronazo no me lo dijo hasta meses después. Ahora sé porque algunas amistades dejaron de escribir y fíjate tú que de esta forma tan tonta te libras de un montón de mensajes en cadena que no interesan ni al Tato.

    Disfruta en Andalucia!

  4. Y si no lo quieres activar, existe algo llamado en inglés Off the record que encuentras en las opciones de la ventanita con la que estás chateando (es configurable por persona) que si lo activas hace que las conversaciones no sean grabadas.

    Mi dirección de hotmail era con @planet.nl y esa cuenta de correo dejó de existir en el 2002 con mi primer cambio de proveedor de adsl y años después un montón de intelectuales seguía mandándome correos ahí porque al parecer pensaban que si la usaba para Messenger también la debía usar para el correo. Recuerdo que mandé multitud de correos avisando del cambio de email pero cayeron en saco roto.

    En 4 horas estoy en el aire volando hacia España.

  5. Felicidades por estos dos artículos de gmail. Yo soy como la maruja del anuncio de Ariel, cuando lo conozco ya no uso otro. Lo mejor para mí, la gestión del spam, simplemente espectacular.

  6. Y hay más cosas. El calendario, los avisos por SMS, la integración entre sus servicios. Son lo mejor que ha pasado en el mundo desde que Madonna sacó el álbum True Blue

  7. Hola

    Por favor..¿Cómo se puede reenviar un correo desde Gmail a un grupo de personas o elegirlas desde la agenda? Gracias

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