Compañeros de Gmail, Calendar y Google Reader

Esto empezó en Aprendiendo a usar y abusar de GMail – Primera parte y sería bastante interesante que te leas las dos primeras partes antes de seguir con éste.

Una vez que hemos empezado a usar Gmail, lo lógico es aprovechar los compañeros que trae y que nos facilitan la vida de muchas maneras. Hoy veremos tnato Google Calendar como Google Reader, el primero nos ayudará a mantener nuestra agenda al día y además sirve para mandar y recibir SMSs gratuitamente de los amigos que también están usando este servicio y con el segundo podemos poner algo de orden en la ingente cantidad de información que recibimos cada día y aprovechar nuestro tiempo al máximo. Comenzaremos con Google Calendar.

Google calendar -Agenda

Si aún no lo has activado, la primera vez que lo uses seguramente te pedirá que entres tu contraseña (que es la misma que la de Gmail). Tienes un enlace al Google Calendar en la parte superior de tu página de Gmail. En la imagen anterior podéis ver la vista de mi agenda para parte del mes de febrero y marzo. Notaréis que hay cosas con diferentes colores. En realidad tengo cuatro diferentes calendarios: el personal, el de las películas que veo en el cine, el de los cumpleaños de la gente que conozco y uno con las fiestas nacionales españolas y que es público. El código de colores me permite saber visualmente a cual de ellos corresponde cada cosa. Aunque esta vista está muy bien, yo personalmente prefiero la vista mensual:

Google Calendar - Vista mensual

Como se puede ver, diciembre fue un mes lleno de vacaciones, cine, eventos y algún que otro cumpleaños. Algunos de mis amigos prefieren la vista semanal ya que es más concreta y te muestra las cosas más inmediatas pero conmigo eso no funciona. En la parte de la izquierda se puede ver que están todos los calendarios seleccionados. Si dejo de seleccionar alguno, todos los eventos del mismo desaparecerán de mi calendario. Eso me da una forma rápida de por ejemplo saber qué días fui al cine o cuales son los cumpleaños del mes. En la parte de la izquierda también podéis ver que hay una opción para Crear evento y si pulsáis sobre ella tendréis algo parecido a lo siguiente:

Google Calendar - Nuevo evento

La forma de rellenarlo es bastante intuitiva. Se pone el nombre, la fecha y duración, se añaden los asistentes (si es que es alguna cita con amigos) y se pueden configurar los recordatorios, los cuales pueden ser de varios tipos. Si los amigos tienen Google Calendar cuando mandéis la invitación les llegará y se añadirá a su calendario y si vuestros amigos siguen anclados en Outlook y similares, los podrán añadir también sin problemas.

Una forma más rápida es hacer clic sobre el día que quieres hacer el evento y se abre una ventanita como la de la siguiente imagen:

Google Calendar - Nuevo Evento rápido

Puedes escribir el nombre del evento y si pones la hora se añadirá en ese momento. Después de añadirlo, si miras en tu calendario tendrás algo parecido a esto:

Google Calendar - Evento añadido

Las notificaciones por defecto se pueden configurar y así siempre que añades un evento se aplican al mismo. Por ejemplo, a mí me gusta recibir un SMS media hora antes del mismo y un correo unas horas antes.

Por descontado uno puede revisar su agenda desde Outlook, Apple Calendar, Mozilla Thunderbird y similares pero no me entretendré en esto porque hay abundante información en las ayudas del Google Calendar. Yo me limito a enseñaros la pantalla en la que está casi toda la información necesaria:

Google Calendar - Calendarios

Mi Agenda está vinculada a mi dirección de correo de Gmail y esto es muy importante para recibir notificaciones de nuevos eventos. Lo primero que haremos será configurar Google Calendar para recibir SMSs del mismo. En el menú de Configuración iremos a la siguiente pestaña:

Google Calendar - Configuración para móviles

Ahí pondréis vuestro número de teléfono (en formato internacional, para España es +346xxxxx), pulsáis sobre el botón de Enviar codigo de Verificación y en unos segundos recibiréis un SMS con un número que tenéis que entrar en la casilla de Codigo de verificación y pulsáis sobre el botón de Finalizar configuración. Una vez completado vuestro teléfono está vinculado a vuestra agenda. Recibir mensajes es gratuito salvo que vuestro operador telefónico os cobre por ello. En España el sistema funciona con Movistar, Orange y Vodafone, según pone la ayuda de Google pero imagino que con los otros también servirá.

Ahora hay que hacer algo más. Tenemos que configurar nuestra agenda para que nos mande notificaciones al móvil. Nos vamos al menú de Configuración, Seleccionas Calendarios y haz clic sobre Notificaciones en el calendario que quieres configurar. Tendrás una pantalla similar a la siguiente:

Google Calendar - Notificaciones

Aquí puedes seleccionar lo que quieres que suceda cuando alguien te invite a algo. Ya veis que yo tengo seleccionado que para todo me mande un SMS. Ahora cada vez que alguien me invite a algún tipo de evento, a mí me llegará un SMS gratuito con el contenido del mismo. Esto es perfecto para mandar mensajes gratuitos a los colegas, en caso que ellos también estén usando el sistema. Básicamente creas un evento al que invitas al amigo al que le quieres mandar el mensaje, por ejemplo a [email protected] En el título del evento pones el mensaje que quieres mandar, como por ejemplo Nos vemos a las 7 en la plaza y creas el evento. Inmediatamente el sistema enviará un SMS al colega ya que lo recibe en su GMail. sobre la marcha lo puedes borrar de tu agenda sin más problemas. Por supuesto, solo funciona con gente que sabes que está usando Google Calendar y ha configurado su calendario para notificarle via SMS. Con algunos de mis amigos holandeses lo uso casi a diario y mi factura telefónica en lo que se refiere a SMS se ha reducido una barbaridad.

Google Reader

Mucha gente sigue anclada en la web 1.0 y visita las bitácoras a pelo, siguiendo los enlaces en sus favoritos. La mayoría ni siquiera sabe lo que es el contenido sindicado ni como acceder al mismo. Google Reader está ahí para facilitarnos esta tarea. Imagina que tú siempre lees una serie de páginas y quieres tener un lugar en el que cuando alguna es actualizada, te llega la información. Eso es exactamente lo que hace Google Reader. Te puedes subscribir a tus bitácoras favoritas, a tus periódicos, a los torrentes de las series o los programas que te interesan y todo te llegará directamente a tu pantalla. Es como crearte tu propia programación, tu propio periódico con aquello que te interesa. En la prehistoria usábamos bloglines pero se quedaron estancados en el pasado y no fueron capaces de adaptarse a las necesidades de los usuarios y con tanta información como nos llega, es fundamental ser capaz de procesarla rápida y efectivamente.

Hay varias formas de ver la información que recibes en Google Reader. Yo prefiero la Vista de lista:

Google Reader - Vista de lista

A la izquierda puedo ver el lugar en el que se generó la información y en el centro el título de la misma y el comienzo. Si haces clic en alguna se abrirá mostrándote su contenido y de esta forma solo leo aquello que me interesa y puedo pasar rápidamente por un mar de datos. A la derecha veréis una doble flecha. Si hacéis clic sobre la misma se abre la página original en otra pestaña en segundo plano (al menos en Safari) y así puedes ir mirando lo que hay que leer, lo vas abriendo y después vas leyéndolo tranquilamente.

Para aquellos que prefieren la Vista completa, es muy sencillo configurarla y tendrían algo así:

Google Reader - Vista completa

Ahora, según vayáis descendiendo por la lista el Google Reader irá marcando los artículos como leídos. La estrellita que se ve a la izquierda se puede seleccionar y esos serán artículos que queréis guardar porque consideráis interesantes o para volver a verlos más adelante. También se puede marcar un artículo pulsando la tecla s en Añadir estrella. Se puede etiquetar todo para poder leerlo más cómodamente y en cualquier momento puedes mandar algo que te parece interesante a algún amigo sin salir del Reader.

Hay gente que gusta de tener a la izquierda la lista de subscripciones. Yo prefiero solo los artículos pero si os gusta, podéis hacerlo fácilmente y os quedará muy similar a lo que ofrecía bloglines.

Google Reader - Lista de subscripciones

Por supuesto que se pueden ordenar las cosas recibidas poniendo primero las más recientes, o las más antiguas y en cualquier momento puedes cambiar tus preferencias:

Opciones para ordenar

Según el programa que uses para navegar por Internet, podrás subscribirte a los sitios directamente al pulsar en el icono de contenido sindicado RSS que suele estar en la barra de direccion. Si no, siempre puedes añadir los nuevos lugares manualmente:

Añadir Subscripción

Y finalmente, lo más cómodo es usar Combinaciones de teclas y prescindir del teclado, sobre todo cuando trabajas con un portátil y no te apetece estar arrastrando el dedo por el touchpad. Las combinaciones más habituales son Mayúsculas A para marcarlo todo como leído, r para refrescar y ver si hay cosas nuevas, s para añadir una estrella a algo que nos interesa, gs para ir al menú de todos los artículos a los que les pusimos una estrella, ga para volver a la lista principal y para esos momentos en los que no nos acordamos de cuales eran las combinaciones, pulsad ? y aparecerá una fantástica ventana de ayuda como la que vemos en la siguiente imagen:

Combinaciones de teclas

Ya sé que puede parecer complicado y mi forma críptica de explicarlo seguramente no ayuda mucho pero a poco que os pongáis veréis que es más sencillo de lo que parece y sacaréis muchísimo partido de un conjunto de aplicaciones fantásticas que están a vuestro alcance gratuitamente.